L’ambassade de France en Autriche recherche un(e) Secrétaire social(e) à mi-temps

Ce poste est à pourvoir dans les meilleurs délais.

Au sein de la chancellerie politique de l’ambassade de France, en lien étroit avec l’ambassadeur, l’intendance et le secrétariat général, le ou la secrétaire social(e) est chargé(e) de différentes missions concernant notamment les réceptions, le sponsoring des entreprises et la réception pour la fête nationale.

Il s’agit d’un contrat de travail de droit autrichien à mi-temps. La durée du contrat sera d’un an, possiblement renouvelable en CDI. La personne recrutée sera affiliée aux organismes sociaux locaux. La rémunération mensuelle brute proposée est de 1 164 euros (sur 14 mois). La durée hebdomadaire du travail est de 19 heures, effectuées de préférence durant les après midis.

 

ACTIVITES PRINCIPALES

1 En matière de réceptions organisées à l’ambassade de France

  • Formalisation des listes d’invités en liaison avec les services concernés et les interlocuteurs extérieurs. 
  • Envoi des invitations, gestion des réponses et actualisation des listes.
  • Préparation et transmission des listes à l’Ambassadeur, au chef de service concerné et au chef de sécurité opérationnelle.
  • Appui à la préparation des fiches de remboursement (en lien avec le Secrétariat de l’Ambassadeur et le chef de sécurité opérationnelle.

2 En matière de sponsoring des entreprises 

  • Envoi des lettres de sollicitation de l’Ambassadeur aux sponsors.
  • En lien avec le Secrétariat général, suivi des conventions de mise à disposition des locaux de l’ambassade.
  • En lien avec l’institut français d’Autriche, tenue à jour du tableau des contributions et des contreparties au titre du groupe de partenaires.

3 en matière de réception mutualisée pour la fête nationale

  • Fusion des listes envoyées par les services puis des listes des trois Ambassades, envoi des invitations et gestion des réponses.

 

ACTIVITES SECONDAIRES  

Elaboration des listes d’invités pour les événements de remerciements aux sponsors, participation au contrôle d’accès des invités et, en tant que de besoin à d’autres aspects de l’organisation de la réception. Pour la réception mutualisée du goûter de Noël : gestion des invitations, organisation du spectacle, achat des cadeaux pour les enfants des agents de l’Ambassade.

 

QUALIFICATIONS REQUISES

  • Très bonne maîtrise du français et de l’allemand à l’oral et à l’écrit.
  • Excellente maîtrise de l’outil informatique et des logiciels courants.
  • Bonne connaissance de la société autrichienne.

 

QUALITES PERSONNELLES

  • Sens de l’organisation, sens du travail en équipe, qualités relationnelles, rigueur, réactivité, discrétion.
  • Une grande polyvalence est requise. 

 

Contact

Les dossiers de candidature (lettre de motivation ET curriculum vitae) doivent être adressés au Secrétariat Général de l'ambassade de France en Autriche, Technikerstrasse 2 A-1040 Vienne ou aux adresses électroniques suivantes:jean-pierre.laulom@diplomatie.gouv.fr ; sebastien.fagart@diplomatie.gouv.fr et stephane.berland@diplomatie.gouv.fr,  avant le 22 février 2019.