Contrat à durée déterminée (CDD)

L’Institut français d’Autriche recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) à plein-temps (37 heures/semaine) pour un contrat à durée déterminée de six mois (renouvelable une fois et pouvant déboucher sur un CDI) à compter du 1er octobre prochain.

L’Institut français d’Autriche

L’Institut français d'Autriche, qui relève du Ministère des Affaires étrangères français, a pour missions de :

  • proposer une offre d’enseignement du français pour tous les publics et tous les niveaux ;
  • préparer et faire passer les examens du DELF et DALF attestant la connaissance de la langue ;
  • diffuser la culture française, à travers l’organisation d’expositions, le soutien à des événements artistiques hors les murs (notamment le cinéma via le Festival du Film Francophone ou le programme Cinéfête), l’invitation d’artistes ou écrivains ;
  • mettre à disposition du public une médiathèque comportant une importante offre numérique, des livres et BD en consultation, des DVD, CD et des postes Internet ;
  • animer des débats d’idées en invitant des personnalités du monde universitaire et scientifique ;
  • accompagner la coopération scientifique et universitaire ainsi que la mobilité des étudiants et des chercheurs.

Lieu

Institut Français d’Autriche, Praterstraße 38, A – 1020 Vienne

Missions principales

L’assistant(e) administratif(ve) est placé(e) sous la responsabilité du/de la Secrétaire général(e). Il /elle assurera l’ensemble des fonctions administratives et financières permettant le bon fonctionnement de l’établissement.

L’assistant(e) administratif(ve) est chargé(e) du contrôle et de la vérification de l’ensemble des dépenses et recettes de l’établissement avant leur transmission en comptabilité en liaison avec les autres services de l’Institut.

Il/elle assure le lien avec les fournisseurs et procède aux achats courants réalisés au sein de l’établissement. Il/elle participe à la gestion des ressources humaines sous la conduite du/de la Secrétaire général(e).

Ses missions principales consisteront à :

Dans le domaine budgétaire et comptable :

  • effectuer le suivi des dépenses et recettes de l’Institut (réception des documents comptables ; vérification de la conformité des pièces justificatives en lien avec les autres services) ;
  • saisir les dépenses et recettes dans le logiciel comptable ;
  • assurer le lien avec l’agence comptable régionale basée à Vienne ;
  • remplir un tableau de suivi de la TVA en vue de sa récupération auprès des services de l’Ambassade.

Dans le domaine RH :

  • préparer les documents réglementaires en matière de droit du travail ;
  • tenir à jour les dossiers individuels administratifs de chaque salarié ;
  • effectuer le suivi des congés et de la paie.

Dans le domaine logistique :

  • contacter des fournisseurs et réaliser les devis et les achats relatifs au fonctionnement courant de l’Institut ;
  • assurer la réalisation annuelle des opérations de maintenance du bâtiment;
  • apporter un soutien ponctuel à l’organisation de réunions ou événements.

Description du profil recherché :

  • Excellentes connaissances de l’allemand et du français ;
  • Expérience en matière de comptabilité/gestion ;
  • Bonnes connaissances du droit du travail autrichien ;
  • Bonnes connaissances informatiques (Word, Excel, etc.) ;
  • Rigueur ; pragmatisme ; sens de l’organisation et de l’anticipation ; capacité à travailler en équipe.

Salaire brut

2079 euros/mois sur une base de 14 fois/an, au pro rata des mois travaillés.

Modalités de candidature

Les dossiers de candidatures (CV, lettre de motivation, diplômes et lettres de recommandation) sont à envoyer par voie électronique  d’ici au 31 août 2020 à l’adresse suivante : secretariat-general@institutfr.at